El Sistema de Archivo y Gestión de Documentos Electrónicos (AGDe) se creó con el objetivo de ser la plataforma tecnológica oficial para la gestión de documentos y expedientes electrónicos de la Universidad Nacional, en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley No. 8454 de Certificados Digitales, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos; con base en lo acordado por la Comisión de Implementación de Firma Digital Certificada (CIDFC).
El AGDe incorpora aspectos archivísticos y las necesidades propias de la Universidad Nacional, es un sistema pensado en las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos de la institución y viene a generar un cambio en la forma cómo se gestiona, accede y resguarda la información en medios digitales.
Actualmente, el 100% de las instancias universitarias se encuentran habilitadas para la recepción de documentos electrónicos y el 50% cuenta con la implementación total del sistema AGDe. Además, durante el periodo 2018 a octubre 2020, se contabilizan 210 capacitaciones de uso y configuración del sistema. Es importante considerar el apoyo brindado en este proceso por los informáticos de las facultades, centros y sedes que cuentan con dicho recurso.
Esta iniciativa nació en 2013 en el marco de la implementación de la firma digital certificada en la UNA, donde se estableció la necesidad de implementar de forma paralela un sistema de gestión de documentos electrónicos, alineado a la estrategia de eco sustentabilidad propia de la institución.
Como plan piloto se incluyó a la Sede Regional Brunca, Vicerrectoría de Administración, Sección de Documentación y Archivo, Dirección del Programada de Servicios Generales y la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación; posteriormente, durante el primer semestre del 2019 el equipo técnico-funcional procedió con la evaluación del plan piloto y en julio de ese mismo inició año con el proceso de implementación en las demás instancias universitarias.
