La Fundación de la Universidad Nacional (FUNDAUNA) puso en funcionamiento Aurora, un chatbot orientado a facilitar el acceso a información oficial y normativa para los proyectos y usuarios de la fundación.
La herramienta ofrece soporte mediante inteligencia artificial y permite consultar documentos institucionales previamente revisados por la gestoría de calidad. Su base de conocimiento se limita a información oficial, entre ella leyes, reglamentos, convenios y estatutos vigentes.
Aurora se desarrolló a partir de un modelo de OpenAI y se diseñó como un canal de apoyo para atender consultas relacionadas con procedimientos, normativa y documentación administrativa.
Según explicó la gestora de calidad de FUNDAUNA, Mónica Aguilar Mejía, "la incorporación de una herramienta de inteligencia artificial representa un avance estratégico clave. Esta solución ha sido diseñada para aprender, interpretar y apoyar la gestión de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como los principales documentos administrativos y de comunicación institucional, tales como oficios, circulares, memorándums y documentos de envío”.
Asimismo, destacó que “la inteligencia artificial se convierte así en un habilitador de la gestión por procesos, al facilitar el acceso oportuno y confiable a la información, promover la correcta aplicación de los procedimientos y reforzar la estandarización y la trazabilidad de las actividades. Desde la perspectiva de ISO 9001, esta herramienta fortalece la gestión del conocimiento organizacional, el enfoque basado en procesos, la toma de decisiones informadas y la mejora continua”.
También explicó que su uso contribuye a una mayor coherencia institucional, apoya la capacitación del personal y mejora la capacidad de respuesta ante requerimientos internos y externos, alineando la operación diaria con los objetivos estratégicos y de calidad de la organización.
El chatbot se encuentra disponible desde el 3 de diciembre del año anterior, y ofrece atención continua, con respuestas basadas en la documentación institucional. Entre sus funciones se incluyen la localización de información específica, la síntesis de contenidos y el apoyo a trámites y consultas relacionadas con los proyectos.
El acceso al servicio se realiza mediante el botón ubicado en la parte superior del sitio web oficial de FUNDAUNA y a través del ícono flotante en la página de inicio del sistema SIGESPRO. Además, en la sección “Comunicados / Qué es Aurora” se encuentra información detallada sobre su funcionamiento.
Por su parte, el jefe de Tecnologías de Información, Fabio López, indicó: “Nuestro objetivo es que este tipo de soluciones impulse la convergencia tecnológica mediante la integración con más sistemas internos, permitiendo brindar servicios de forma más ágil y automatizar trámites que hoy requieren intervención manual. Además, la IA ayudará a automatizar tareas repetitivas y liberar al recurso humano para enfocarse en funciones estratégicas. Estamos apenas en el inicio; las oportunidades son enormes y queremos aprovecharlas para ofrecer una experiencia más ágil, moderna y centrada en el usuario".
